Algemene voorwaarden Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV
1. Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV (MMEA) is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, die die zich het beoefenen van de belastingadviespraktijk en advocatuur ten doel stelt. Bij die uitoefening kan MMEA zich laten bijstaan door personen die door haar of als (on)middellijke vertegenwoordiger van de opdrachtgever bij de uitvoering van de opdrachten van haar opdrachtgevers worden ingeschakeld.
2. Aan MMEA verstrekte opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden. Aanvaarding door MMEA van een aanbod van een opdrachtgever waarbij wordt verwezen naar door deze opdrachtgever gehanteerde algemene (inkoop)voorwaarden omvat nadrukkelijk niet de aanvaarding van deze voorwaarden van de opdrachtgever.
3. Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door MMEA. De artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW zijn niet van toepassing op door of namens MMEA aanvaarde opdrachten. MMEA behoudt zich het recht voor om de werkzaamheden in voorkomend geval (gedeeltelijk) te doen uitvoeren door andere advocaten, belastingadviseurs of juristen. Deze personen zullen zorgvuldig door MMEA worden geselecteerd, zo mogelijk in overleg met opdrachtgever.
4. MMEA is niet aansprakelijk voor eventuele fouten of tekortkomingen van door haar ingeschakelde derden (waaronder mede begrepen onder-opdrachtnemers). MMEA is door opdrachtgever gemachtigd om eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van derden te aanvaarden namens opdrachtgever. Eventuele derden kunnen, naast MMEA, een beroep doen op deze algemene voorwaarden, waarbij de bepalingen die voor MMEA gelden eveneens voor hen gelden. Het voormelde geldt eveneens voor (rechts)personen die (al dan niet middellijk) op andere wijze bij of voor MMEA werkzaamheden verrichten.
5. De contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van MMEA voor schade, voortvloeiend uit of verband houdend met de uitvoering van opdrachten en eventuele tekortkomingen daarbij, is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval zal worden uitgekeerd door de door MMEA gesloten beroepsaan¬sprakelijk-heidsverzekering, vermeerderd met het eigen risico van MMEA op grond van de polisvoorwaarden van deze beroepsaansprakelijkheidsverzekering. MMEA heeft daartoe bij een gerenommeerde verzekeringsmaatschappij een beroepsaansprakelijkheids¬verzekering gesloten met een verzekerd bedrag van € 500.000,- (zegge: vijfhonderdduizend euro) per aanspraak. Een afschrift van de verzekeringspolis ligt op uw verzoek ter inzage bij MMEA op kantoor.
6. Indien de vorenbedoelde beroepsaansprakelijkheidsverzekering niet zal uitkeren is contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van MMEA voor schade, voortvloeiend uit of verband houdend met de uitvoering van opdrachten en eventuele tekortkomingen daarbij, Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de in artikel 5 bedoelde verzekering mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot één maal het in de desbetreffende zaak in het desbetreffende kalenderjaar door MMEA aan opdrachtgever in rekening gebrachte bedrag (exclusief btw), tot een maximum van € 50.000. De uitvoering van verstrekte opdrachten door MMEA geschiedt uitsluitend ten behoeve van opdrachtgever. Derden kunnen aan de uitvoering van de voor opdrachtgever verrichte werkzaamheden geen enkel recht ontlenen.
7. De werkzaamheden van MMEA worden - tenzij anders overeengekomen - maandelijks aan opdrachtgever in rekening gebracht met een betalingstermijn van 14 dagen. Bij gebreke van tijdige betaling is MMEA gerechtigd de wettelijke (handels)rente in rekening te brengen.
8. Op alle aan MMEA verstrekte opdrachten is de Kantoorklachtenregeling van MMEA van toepassing. Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming en/of de uitvoering van de werkzaamheden door MMEA, inclusief geschillen over de declaratie, zullen eerst worden beslecht overeenkomstig deze Kantoorklachtenregeling.
9. Alle bestaande en toekomstige rechtsverhoudingen tussen opdrachtgever en MMEA zijn onderworpen aan Nederlands recht. Onverminderd artikel 8 zullen eventuele geschillen in eerste aanleg worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht. Deze algemene voorwaarden zullen op eerste verzoek worden toegezonden.
Zeist, maart 2019
Kantoorklachtenregeling Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV
Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
-klacht : iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
- klager : de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
-klachtenfunctionaris : de door Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV aangewezen persoon die belast is met de behandeling van de klacht;
Artikel 2 - Toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV en de cliënt.
2. Iedere advocaat van Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
Artikel 3 - Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. de advocaat te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 - Informatie bij aanvang dienstverlening
1. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV heeft in de overeenkomst van opdracht opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de bevoegde civiele rechter.
Artikel 5 – Wijze van indiening
1. De klager dient de klacht in binnen een maand nadat hij heeft kennisgenomen of redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van het handelen of nalaten van de advocaat dat tot de klacht aanleiding geeft. Als de klacht na het verstrijken van voormelde periode van een maand is ingediend, kan de klachtenfunctionaris besluiten de klacht niet in behandeling te nemen. De klager zal in dat geval zo spoedig mogelijk na ontvangst van de klacht schriftelijk worden geïnformeerd over het al dan niet in behandeling nemen van de klacht.
2. De klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij de klachtenfunctionaris. Bij het indienen van de klacht wordt in ieder geval vermeld:
(a) de naam en adresgegevens van de klager;
(b) de naam van de advocaat tegen wie de klacht is gericht;
(c) een omschrijving van het handelen of nalaten van de advocaat dat tot de klacht aanleiding heeft gegeven dan wel de declaratie;
(d) het dossiernummer waarop de klacht betrekking heeft;
(e) de vermelding dat de klacht via de kantoorklachtenregeling dient te worden behandeld;
(f) de datum van indiening van de klacht;
(g) handtekening.
3. Indien de klacht niet schriftelijk wordt ingediend dan wel niet de gegevens bevat als vermeld in het vorige lid, zal de klachtenfunctionaris de klager daarover na ontvangst van de klacht informeren. De klager wordt in dat geval in de gelegenheid gesteld om de ontbrekende informatie alsnog aan te leveren, bij gebreke waarvan de klachtenfunctionaris de klacht niet in behandeling zal nemen. De klachtenfunctionaris zal de klager in het laatste geval schriftelijk informeren over het niet in behandeling nemen van de klacht.
4. Na ontvangst van de klacht beoordeelt de klachtenfunctionaris of de klager ontvankelijk is. Indien klager niet ontvankelijk is, ontvangt hij hiervan zo spoedig mogelijk bericht.
5. De klachtenfunctionaris stuurt na ontvangst van een complete klacht een ontvangstbevestiging daarvan aan de klager. Voorts ontvangt de klager de contactgegevens van de klachtenfunctionaris en informatie over het verdere verloop van de procedure conform de kantoorklachtenregeling.
6. Klager kan slechts één maal een klacht indienen over dezelfde feiten en/of omstandigheden.
Artikel 6 - Interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. Carina Vrieling van Vrieling Advocatuur BV, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een (nadere) toelichting te geven op de klacht. De klachtenfunctionaris kan om aanvullende informatie vragen.
3. Indien de klachtenfunctionaris dat nodig acht, of indien één of beide partijen dat wenst / wensen, worden de partijen op een door de klachtenfunctionaris vast te stellen plaats, dag en tijd opgeroepen om de zaak gezamenlijk te bespreken.
4. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris kan beide partijen verzoeken een voorstel te doen ter oplossing van de klacht. Op basis van alle verkregen informatie zal de klachtenfunctionaris een voorstel voor een oplossing van de klacht aan beide partijen voorleggen.
5. Beide partijen dienen schriftelijk te reageren op het voorstel voor de oplossing van de klacht, bij gebreke waarvan de betreffende partij wordt geacht in te stemmen met het voorstel van de klachtenfunctionaris ter oplossing van de klacht.
6. De klachtenfunctionaris streeft ernaar de klacht af te handelen binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
7. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
8. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 7 - Geheimhouding
De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
Artikel 8 - Kosteloze klachtbehandeling
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 9 - Verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 10 - Klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.
U kunt uw klacht per e-mail indienen (cv@vrielingadvocatuur.nl) ter attentie van de Klachtenfunctionaris.
Privacy voorwaarden
Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV (‘MMEA’) hecht veel waarde aan kwaliteit, vertrouwen en openheid. Ook het beschermen van de persoonsgegevens die wij verwerken is voor ons van groot belang. Wij verwerken persoonsgegevens van onze (potentiële) cliënten met wie wij contact hebben gelegd of willen leggen en van alle andere personen die contact met ons opnemen.
Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland is MMEA gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij uw privacy beschermen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. De inhoud van deze verklaring is niet van toepassing voor personen die werkzaam zijn bij MMEA, sollicitanten, uitzendkrachten, inleenkrachten en student-stagiaires.
MMEA verwerkt uw persoonsgegevens
Deze verklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens door MMEA als verwerkings-verantwoordelijke. MMEA is gevestigd in (3708 GM) Zeist aan de Graaf Janlaan 18. Telefonisch kunt u ons tijdens kantooruren bereiken op +31 (0)6 24582700 en per e-mail via info@mmea.nl.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt. Dit zijn contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw zaak door onze advocaten, bijvoorbeeld uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, bankrekeningnummer, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening. Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens uit andere bronnen verkrijgen, zoals persoonsgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare (zakelijke) websites. Ook van wederpartijen kunnen wij persoonsgegevens van u ontvangen.
Doeleinden en grond voor verwerking
Om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, hebben wij uw persoonsgegevens nodig en moeten wij deze ook verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de door u gegeven opdracht. Zo worden uw persoonsgegevens gebruikt om contact met u te kunnen onderhouden over uw zaak. Daarnaast worden uw contactgegevens in ons klantsysteem gezet en kunnen deze – indien u ons daar toestemming voor heeft gegeven – worden gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor bijvoorbeeld een seminar of event. Afhankelijk van de aard van uw zaak, kunnen ook andere persoonsgegevens dan uw contactgegevens noodzakelijk zijn. Daarnaast gebruiken wij uw persoonsgegevens voor het verzenden van onze facturen. In sommige gevallen zijn wij ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens vast te leggen. Zo moeten wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (de WWFT) soms verplicht een kopie van uw identiteitsbewijs of paspoort opslaan. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.
Maatregelen bij verwerking van uw persoonsgegevens
Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat de systemen waarin wij uw persoonsgegevens opslaan zo goed mogelijk beveiligd zijn. Binnen MMEA kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Alle gegevens die wij van onze cliënten ontvangen, zijn daarnaast door het beroepsgeheim van onze advocaten beschermd. Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens gebruik maken van dienstverleners (verwerkers) die wij inschakelen. Wij werken bijvoorbeeld met verwerkers die hostingdiensten of ICT-ondersteuning aan ons leveren. Ook gebruiken wij verwerkers voor het verzenden van onze nieuwsbrieven. Met deze verwerkers sluiten wij in dat geval een verwerkersovereenkomst, waarin deze verwerkers garanderen te zullen voldoen aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming stelt.
Bewaartermijn
Wij zien er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgelegd hoe lang wij persoonsgegevens bewaren en bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Dossiers met persoonsgegevens van cliënten bewaren wij tot 10 jaar nadat de opdracht is geëindigd, tenzij er redenen zijn om dit dossier langer te bewaren.
Delen van uw persoonsgegevens
In principe delen wij uw persoonsgegevens niet met derden. Soms kan het echter nodig zijn om uw persoonsgegevens wel met derden te delen. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met gerechtelijke instanties of met een wederpartij te delen. Daarnaast kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens te delen om een overeenkomst of notariële akte te sluiten. In sommige gevallen moeten transacties worden geregistreerd in bijvoorbeeld het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of in het Kadaster. Gegevens kunnen ook worden gedeeld met door ons ingeschakelde opdrachtnemers, zoals een deurwaarder. Verder kunnen er wettelijke verplichtingen zijn op grond waarvan wij uw persoonsgegevens aan derden moeten doorgeven. Indien een rechterlijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan moeten voldoen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.
Inzage in uw persoonsgegevens
Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd? U kunt bij MMEA een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij MMEA. Voorts heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Indien u ons een dergelijk verzoek stuurt, zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen. Omdat de bij MMEA werkzame advocaten een geheimhoudingsverplichting hebben, zal geen inzage gegeven kunnen worden in gegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door MMEA kunt u een e-mail sturen naar info@mmea.nl of uw schriftelijke verzoeken richten aan:
Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV
Graaf Janlaan 18
3708GM Zeist
Klachten toezichthouder
De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de Algemene verordening gegevensbescherming naleven. Indien u meent dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in privacyverklaring
De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacybeleid is nooit helemaal klaar. We houden ons beleid up to date. MMEA kan deze verklaring daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar.
Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV is ingeschreven bij de KvK onder nummer 73961728. Mathijsen-Molenkamp Estate Planning en Advocatuur BV beschikt niet over een Stichting Derdengelden.
